El billete de entrada
Tres personas, un diagnóstico con plan escrito y un solo circuito instalado: de 3 500 a 6 500 € en doce meses. Por debajo no hay proyecto, solo pruebas que no sobreviven a la primera semana cargada.
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¿Cuánto cuesta la IA en una pyme? Presupuestos reales de 2026
Casi ningún proveedor publica sus precios, así que quien quiere presupuestar un proyecto avanza a ciegas. Aquí tienes las líneas que aparecen en todas las ofertas, los rangos que el mercado está cobrando este año y las tres razones por las que el mismo proyecto sale a 2 000 € con uno y a 12 000 € con otro.
Respuesta corta
Para una pyme de diez personas, entre 7 600 y 10 600 € el primer año
La cifra sorprende en las dos direcciones. Queda lejos de los proyectos de seis cifras que aparecen en prensa y muy por encima de la suscripción de 25 € que muchos dan por suficiente. Tres partidas componen ese presupuesto y solo una se negocia de verdad.
El caso habitual
Diez personas con seis licencias, una jornada de formación y dos circuitos en producción: de 7 600 a 10 600 €. Es el presupuesto de un proyecto que da un resultado medible antes de que acabe el año.
La partida que se olvida
Lo que vuelve cada mes cuando el sistema ya está entregado: suscripciones, alojamiento del circuito y mantenimiento. De 50 a 300 € según lo que esté funcionando. Se decide antes de firmar, no seis meses después.
Las partidas
Qué hay dentro de un presupuesto de IA, línea a línea
Un apunte antes de entrar en el detalle: las cifras que siguen son las del mercado, no las mías. No publico tarifas, porque el precio de un proyecto depende de lo que haya que hacer y eso solo lo sé después de mirar tus herramientas. Estos rangos sirven para saber si una oferta que recibes está en su sitio.
Una oferta de IA mezcla tres tipos de gasto que no siguen las mismas reglas. Una suscripción se compara en tres clics. Una jornada de formación se negocia. Un desarrollo se presupuesta por alcance, y nadie puede presupuestarlo en serio sin haber mirado antes tus herramientas. Confundir los tres es la mejor forma de pagar un servicio a precio de software, o al revés.
Las licencias
ChatGPT Business y Claude Team cuestan lo mismo: 20 $ por persona y mes con compromiso anual, 25 $ mes a mes, con dos licencias como mínimo. Microsoft 365 Copilot pide 30 $ por persona, o 18 $ por debajo de 300 empleados, además de una licencia Microsoft 365. Cuenta con 20 a 30 € por persona y mes, y da licencia solo a quien la vaya a usar.
La formación
Una jornada en tus oficinas se factura entre 1 500 y 6 000 € en España, y 2 500 € es lo habitual en un grupo pequeño. Un itinerario de cuatro sesiones privadas de dos horas ronda los 1 000 a 1 500 €. La tarifa casi nunca depende del número de asistentes: depende del trabajo de preparación sobre tus casos reales.
La instalación
Un circuito automatizado instalado y probado va de 1 500 a 3 000 €. Un proyecto que cruza varios departamentos sube de 5 000 a 12 000 €. La partida que se desborda nunca es la IA: es la conexión con tus programas de siempre cuando ya nadie recuerda cómo se configuraron.
Queda el gasto recurrente, que ninguna oferta pone en portada. Alojar un circuito en n8n cuesta 24 € al mes por 2 500 ejecuciones y 60 € por 10 000, con un 17 % menos en pago anual. En autoalojamiento el software es gratuito: solo queda el servidor, menos de 10 € al mes en la mayoría de proveedores. Las llamadas a los modelos se cuentan en céntimos por documento. El mantenimiento, en cambio, se negocia entre 80 y 300 € al mes en España y solo se justifica si el circuito toca tu facturación o a tus clientes. Lo que la herramienta cambia de verdad está detallado en la guía de n8n para pymes, y las tarifas oficiales están en la página de precios de n8n.
Tres presupuestos
Tres empresas, tres cifras a doce meses
Un rango no dice nada hasta que se apoya en un caso concreto. Aquí van tres presupuestos de primer año, calculados con los precios de arriba y antes de negociar.
Micropyme, 3 personas
Lo estrictamente necesario
Dos cuentas de empresa al año: 500 €.
Un diagnóstico y su plan escrito: 1 500 a 3 000 €.
Un solo circuito instalado, los presupuestos: 1 500 a 3 000 €.
Total: 3 500 a 6 500 € el primer año.
Pyme, 10 personas
Un equipo que trabaja con ello
Seis personas con licencia: 1 800 € al año.
Una jornada de formación para el equipo: 2 500 €.
Dos circuitos instalados, presupuestos y facturas: 3 000 a 6 000 €.
Alojamiento de los circuitos: 300 € al año.
Total: 7 600 a 10 600 € el primer año.
Pyme, 30 personas
Varios departamentos implicados
Quince personas con licencia: 4 500 € al año.
Dos jornadas de formación, dos grupos: 5 000 €.
Un proyecto entre comercial y administración: 5 000 a 12 000 €.
Mantenimiento durante seis meses: 500 a 1 800 €.
Total: 15 000 a 23 300 € el primer año.
Tres apuntes sobre estas cifras. El segundo año cuesta dos o tres veces menos, porque la instalación no se paga dos veces. Ninguno de estos presupuestos incluye una licencia de software de gestión, una migración de CRM ni una recuperación de datos: esos proyectos existen, pero no son proyectos de IA. Y en los tres casos la formación pesa menos que la instalación, cuando es precisamente ella la que decide si el sistema seguirá en uso en marzo.
Variables
¿Por qué el mismo proyecto se presupuesta a 2 000 € o a 12 000 €?
La diferencia casi nunca viene del margen del proveedor. Tres variables hacen el grueso, y dos de ellas están en tu mano.
El estado de tus herramientas, primero. Conectar un circuito a un buzón de correo y a una hoja de cálculo lleva dos días. Conectarlo a un programa de gestión de 2011 sin interfaz de programación lleva diez, y a veces obliga a rodeos que luego habrá que mantener. Antes de pedir una oferta, haz la lista de los programas implicados y comprueba cuáles saben hablar entre ellos. Esa lista vale dinero.
El número de casos particulares, después. Un presupuesto tipo que cubre el 80 % de tus peticiones se automatiza rápido. Cinco tarifas distintas, tres regímenes de IVA y un cliente histórico con sus propias condiciones convierten el mismo proyecto en desarrollo. La pregunta no es cuántos casos particulares hay, sino cuántos merecen pasar por la máquina.
El nivel de control exigido, para cerrar. Un circuito que prepara y te deja revisar cuesta el precio de tarifa. Un circuito que envía solo a tus clientes necesita salvaguardas, registros y una prueba cada vez que cambia el modelo. Recomiendo la primera versión en casi todos los casos: cuesta menos y te deja el control. Los cinco casos de uso que salen rentables antes están detallados en esta guía de agentes de IA para pymes.
Queda la tarifa por día, que cubre dos oficios distintos con el mismo nombre. Un integrador freelance que ejecuta una automatización ya especificada cobra entre 350 y 600 € al día. Una jornada con preparación sobre tus casos, dinamización y entregable escrito va de 1 500 a 6 000 €. Comparar ambas no tiene sentido: en la primera compras manos, en la segunda una decisión.
Método
Calcula tu techo antes de pedir una oferta
01
Cronometra la tarea una semana real
Coge la que más se repite y mídela sin redondear. Casi todo el mundo sobrestima las tareas visibles y olvida los cinco minutos repetidos cuarenta veces. Una cifra honesta vale más que una intuición generosa.
02
Convierte las horas en euros
Dos horas semanales durante 45 semanas de trabajo son 90 horas al año. Multiplícalas por tu propio coste horario con cargas, el que tu gestoría ya conoce. Lo que salga es lo que te cuesta hoy esa tarea y, por tanto, el techo por encima del cual automatizarla deja de tener sentido.
03
Financia un circuito cada vez
El primero sirve para comprobar que tus herramientas se entienden y que el equipo lo sigue. Si funciona dos meses sin ti, el segundo se presupuesta con datos reales en lugar de hipótesis. Y si no funciona, has perdido 2 000 € en vez de 12 000 €.
Límites
Lo que no merece ningún presupuesto
Una tarea que se hace dos veces al año no justifica un sistema, por pesada que sea. Un proceso que nadie ha escrito nunca tampoco se automatiza: congelarías el desorden dentro de un circuito y habría que deshacerlo después. Y la herramienta que el equipo rechaza costará su precio más las horas de convencer, para un resultado nulo.
Queda un último caso, más frecuente de lo que parece: la empresa que no tiene un problema de tiempo sino de clientes. Ninguna automatización llena una cartera de pedidos vacía. Cuando es así, lo digo durante la llamada y no envío oferta.
FAQ
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un curso de IA para empresas?
Una jornada presencial en las oficinas del cliente se factura entre 1 500 y 6 000 € en España, y 2 500 € es el precio más habitual para un grupo pequeño. Un itinerario de cuatro sesiones privadas de dos horas se sitúa entre 1 000 y 1 500 €. El precio sigue al trabajo de preparación sobre tus propios casos, no al número de asistentes.
¿Cuánto cuesta un agente de IA a medida para una pyme?
Cuenta con 1 500 a 3 000 € por un circuito único instalado y probado, por ejemplo la preparación de presupuestos o la clasificación de facturas. Un proyecto que cruza varios departamentos va de 5 000 a 12 000 €. A eso se suman el alojamiento, de 24 a 60 € al mes en n8n, y un mantenimiento opcional de 80 a 300 € al mes.
¿Qué presupuesto de IA necesita una empresa de tres personas?
De 3 500 a 6 500 € en doce meses: dos cuentas de empresa por unos 500 € al año, un diagnóstico con plan escrito de 1 500 a 3 000 €, y un solo circuito instalado de 1 500 a 3 000 €. Dar licencia a todo el equipo el primer mes es el gasto más fácil de evitar.
¿Cuánto cobra un consultor de IA al día?
Conviven dos mercados bajo el mismo título. Un integrador freelance que ejecuta una automatización ya especificada cobra entre 350 y 600 € al día. Una jornada con preparación sobre tus casos, dinamización y entregable escrito va de 1 500 a 6 000 € en España. Una tarifa anunciada sin entregable definido no se puede comparar con nada.
¿En cuánto tiempo se amortiza un proyecto de IA?
El cálculo cabe en una línea: las horas que recuperas cada semana, multiplicadas por tu propio coste horario con cargas, sobre 45 semanas de trabajo. Dos horas semanales son 90 horas al año. Compara la cifra que salga con el precio del circuito: por encima, la automatización no se amortiza dentro del año. Y no se amortiza nunca si esas horas no se dedican a otra cosa.
Lo siguiente
Por dónde seguir
Un presupuesto se calcula desde tu situación, no desde un rango de mercado. Antes de comparar ofertas hay que saber qué tarea merece automatizarse primero, y eso es justo lo que produce el diagnóstico IA. Para comprobar qué te debe entregar un proveedor a cambio de su precio, esta guía sobre cómo elegir un consultor de IA reúne las preguntas que hay que hacer antes de firmar.
El diagnóstico IA
90 minutos sobre tus tareas y un plan escrito en 48 h con tres frentes presupuestados. El paso que hay que dar cuando todo parece urgente a la vez.
La formación IA en empresa
Cuatro sesiones privadas de dos horas, sobre tus herramientas y tus expedientes reales. La partida más barata del presupuesto y la que decide todo lo demás.
Los agentes IA a medida
Instalo el circuito en tus cuentas, con tus reglas, y sigue siendo tuyo. Tú revisas, tú validas, y la tarea funciona sin ti.