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Política de uso de IA para empresas: créala en 5 minutos
Marca las herramientas que autorizas, la información que nunca debe salir y lo que una persona revisa siempre. La política se escribe mientras eliges, en una página, lista para imprimir o abrir en Word. No se envía nada: todo pasa en tu navegador.
Respuesta corta
Una política de IA responde a cuatro preguntas
Una política de uso de IA le dice a tu equipo qué herramientas usar, qué información nunca entra en ellas, qué revisa una persona y a quién preguntar. Ninguna ley la exige, pero es la forma más sencilla de sacar a la luz los usos ocultos sin prohibirlo todo.
Reglas que nombran las cosas
Una regla que cita la herramienta y el tipo de archivo se recuerda. Un principio general sobre el uso responsable de la IA no cambia ningún gesto.
Un nombre a quien escribir
Ante una duda, cada empleado tiene que saber a quién preguntar. Sin ese nombre, decide solo, y casi siempre por el camino más corto.
Generador
Tu política, redactada mientras marcas
Las casillas marcadas al principio son una base prudente para una pyme. Cambia lo que no encaje contigo: la política se actualiza con cada clic.
Política de uso de la IA
Versión 1 del 3 de noviembre de 2026 · revisión anual
1. Por qué esta política
La IA te puede ahorrar tiempo. Esta política fija las pocas reglas que protegen a los clientes, al equipo y los datos de la empresa. Se aplica a todas las personas que trabajan para la empresa, con empleados, becarios y colaboradores externos incluidos.
2. Herramientas autorizadas
Para trabajar, usa solo estas herramientas, con la cuenta profesional que abrió la empresa:
- ChatGPT
- Claude
Una herramienta nueva entra en la lista cuando la dirección la aprueba.
Una cuenta personal o gratuita solo se usa con información pública o inventada.
3. La información que nunca entra en una IA
Salvo acuerdo por escrito para un uso concreto, no pegues nunca esta información en una herramienta de IA:
- los datos personales de clientes, posibles clientes o empleados
- los datos de salud
- las nóminas, los contratos de trabajo y los expedientes del personal
- las contraseñas, los códigos de acceso y las claves de API
- los contratos y documentos protegidos por un acuerdo de confidencialidad
- las cifras financieras no publicadas
- las bases de datos de clientes completas
Si tienes dudas, quita los nombres y las cifras, o cámbialos por ejemplos inventados.
4. Lo que la IA puede hacer por ti
Estos usos están recomendados:
- redactar o reformular un correo, una nota, un documento
- resumir un documento largo o una reunión
- traducir un texto
- preparar una cita o una reunión
- buscar ideas y montar un esquema
- analizar una hoja de cálculo sin datos personales
5. Lo que una persona revisa siempre
Una persona revisa y aprueba el resultado antes de usarlo para:
- todo lo que se envía a un cliente o a un socio
- los precios, los presupuestos y los contratos
- la selección y la evaluación del personal
- las publicaciones: web, redes sociales, prensa
- las decisiones financieras
- los consejos legales, fiscales o médicos
La IA se puede equivocar con total seguridad: comprueba las cifras, los nombres, las fechas y las fuentes.
Cuando un texto o una imagen publicados salen en gran parte de la IA y el lector podría pensar lo contrario, lo indicas.
6. Tu responsabilidad
Sigues siendo el autor de lo que envías o publicas, aunque lo haya redactado la IA. No reutilices tal cual un texto o una imagen si no sabes de dónde viene.
7. Si tienes dudas o cometes un error
Tu contacto para cualquier pregunta sobre la IA: la dirección. Si una información prohibida entra por error en una herramienta, avisa a esa persona el mismo día para borrar la conversación y decidir los siguientes pasos.
8. Formación y actualización
Cada persona recibe una formación inicial antes de usar una herramienta de IA para el trabajo, y un repaso cada año.
Esta política se revisa una vez al año y cada vez que se añade una herramienta. Responsable de la revisión: la dirección.
Nada de lo que escribes sale de tu navegador: no se envía ni se guarda ningún dato.
Después
Tres cosas que hacer cuando la política esté escrita
1 · Presentar
Veinte minutos en una reunión de equipo
Léela en grupo con tres ejemplos de tu propio trabajo: un correo que puede redactar la IA, un archivo que nunca entra, un presupuesto que revisa una persona.
2 · Equipar
Abrir las cuentas profesionales
Autorizar ChatGPT o Claude sin cuentas profesionales devuelve al equipo a sus cuentas personales. La guía sobre ChatGPT en la empresa y el RGPD explica la diferencia.
3 · Seguir
Revisar al ritmo elegido
Revisa la política cada vez que llega una herramienta nueva. Si el equipo se salta una regla en silencio, lo que hay que cambiar es la regla.
¿Aún no sabes qué herramientas usa de verdad tu equipo? Empieza por el artículo sobre el shadow AI en empresas: explica cómo hacer el inventario sin buscar culpables.
Marco legal
Lo que pide la ley, y lo que no pide
Ninguna ley obliga a una empresa a tener una política de uso de IA. Pero el artículo 4 del Reglamento europeo de IA (AI Act) se aplica desde el 2 de febrero de 2025: una empresa que usa sistemas de IA debe tomar medidas para que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización en IA, según su función y el contexto de uso.
El texto no fija ni duración ni título. Guarda un registro sencillo: quién recibió formación, cuándo y sobre qué herramientas. El apartado de formación de la política es un punto de partida, y la formación IA para empresas se hace sobre tus propios casos.
Si quieres poder sancionar un incumplimiento, pregunta a tu asesor laboral cómo incorporar la política a las normas internas de la empresa. El generador te da un borrador de trabajo, no un asesoramiento jurídico.
FAQ
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria una política de uso de IA?
No. Ninguna ley exige una política de IA como tal. El artículo 4 del AI Act sí pide, desde el 2 de febrero de 2025, que las personas que usan la IA para la empresa tengan una alfabetización suficiente en IA. Una política y una formación corta son la forma más sencilla de demostrarlo.
¿Qué debe incluir una política de uso de IA?
Como mínimo: las herramientas autorizadas y con qué cuenta, la información que nunca entra, lo que una persona revisa antes de usarlo, a quién preguntar y cada cuánto se revisa. El resto puede esperar a la segunda versión.
¿Se puede prohibir ChatGPT a los empleados?
Sí, pero una prohibición sin alternativa lleva el uso a los móviles y a las cuentas personales, donde ya no ves nada. Funciona mejor autorizar una o dos herramientas con cuenta profesional y decir con claridad lo que nunca entra.
¿La política generada tiene valor jurídico?
Fija reglas claras, pero no sustituye a un asesoramiento jurídico. Para poder sancionar un incumplimiento, tiene que formar parte de las normas internas de la empresa. Consulta a tu asesor laboral antes de usarla así.
¿Se guardan mis respuestas?
No. La política se genera en tu navegador: nada de lo que escribes se envía ni se guarda. Si cierras la página sin copiar ni descargar el texto, desaparece.
Siguiente paso
Por dónde seguir
La política fija las reglas. Falta darle al equipo las cuentas y los hábitos adecuados, y ahí es donde te puedo ayudar.
El diagnóstico IA
90 minutos sobre tus tareas y tus herramientas, y después un plan por escrito: qué le das a la IA, qué te quedas y en qué orden.
La formación IA para empresas
Cuatro sesiones privadas con tus propios documentos. Cada persona sale sabiendo usar la IA dentro de tu política.
La automatización IA
Cuando una tarea se repite cada semana, la automatizo en tus herramientas, con una revisión humana en todo lo que compromete a la empresa.